GRÁFICOS EN EXCEL

1.CONTENIDO

• Definición

Los gráficos comunican visualmente las relaciones entre los datos. Es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos.

• Tipos de gráficos

Gráficos de columna.-Utilizada para mostrar variaciones de datos en un periodo de tiempo con mayor facilidad y entendimiento, generalmente las categorías van en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

Gráficos de lineas.- Utilizado comúnmente para representar grandes cantidades de datos que varían en un periodo continuado de tiempo, datos de categoría en el eje horizontal, y datos de valores eje vertical, para cada categoría hay un color de linea que se quiebra al cambiar de valor para la siguiente variación de valor.

Gráficos Circulares.- Su utilización se la requiere en datos de porcentajes, ya que este gráfico es uno solo, pero su 100% esta repartido según la cantidad de categorías que se este utilizando.

Gráfico de Barras.- Implementado para hacer comparaciones entre elementos individuales, tales como: magnitudes, evolución en el tiempo, etc. Son semejantes a los gráficos de columnas.

Gráfico de Áreas.- Al igual que los gráficos de líneas, comúnmente se los utiliza en las variaciones de datos de periodos continuos.

Gráficos de tipos XY Dispersión.- Este tipo de gráfico se lo recomienda utilizar cuando hay muchos puntos de datos en el eje horizontal, hay tres tipos de gráficos de dispersión: gráfico XY de dispersión, dispersión con puntos de datos conectados por líneas y dispersión con puntos de datos conectados por líneas suavizadas.

Gráfico de Superficie.- Este tipo de gráfico visualiza mejor la evolución entre dos o más categorías siempre y cuando existan diferencias.

Gráfico de anillos.- Muestra un porcentaje del total similar al gráfico circular, aquí podemos enfocar según el número de datos el tamaño del compartimento del anillo.

Gráfico de Burbuja.- Es como un gráfico de líneas en donde los puntos son remplazados por burbujas; pero en este caso, para la interpretación de los datos, también cuenta el tamaño de cada burbuja.

Gráfico Radial.- Se lo utiliza como herramienta de comprobación de datos, a diferencia de los demás, este utiliza la circunferencia del gráfico como eje X.

Las opciones más importantes que podemos aplicar a los gráficos estadísticos son las siguientes:

Cambiar tipo de gráfico.

Recordemos el gráfico que insertamos en el ejemplo anterior.

Podemos  modificar el tipo de gráfico escogido anteriormente.

Haciendo clic derecho sobre él, como se muestra en el figura.

Al hacer clic en la opción:

Se despliega un cuadro de diálogo con las distintas opciones de gráfico disponibles para el usuario.

En  este cuadro de dialogo seleccionamos el gráfico escogido, en nuestro ejemplo tomaremos el  circular. 

Por tanto nuestro ejemplo quedará de la siguiente forma:

Dar formato a la serie de datos.

Las series de datos son los sectores en los cuales está dividido nuestro gráfico, estos setores podemos personalizarlos modificando su formato (relleno, color de borde, estilo de borde, sombra, formato  3D), para realziar estas acciones debemos hacer clic derecho en el gráfico y seleccionar la opción "formato de serie de datos" como se muestra en la figura siguiente.

Es el gráfico siguiente hemos aplicado algunas opciones de serie de datos.

Formato del área de grafico.

Esta opción nos permite personalizar el área externa de nuestro gráfico, agregando colores al fondo y lineas.

Para activar esta opción debemos hacer clic derecho  fuera del área del gráfico sin salirnos del recuadro que lo contiene.

Se despliega un cuadro de dialogo como el siguiente:

En el cuadro de dialogo se personalizan las opciones de relleno, color de borde, estilo de borde, sombra u formato 3D.

Formato de líneas de trazado.

Las lineas de trazado aplican para gráficos como el de columnas y lineas, por lo tanto debemos cambiar el tipo de gráfico.

Esta opción nos permite personalizar el relleno, color de borde y demás características de las lineas de trazado.

Para modificar estas opciones hacemos clic derecho sobre las líneas de trazado.

se despliega el siguiente cuadro de dialogo.

Una vez modificadas las opciones obtenemos el siguiente gráfico.

Formato de serie de datos.

Las series de datos pueden ser modificadas por el usuarios segun su gusto.

Los pasos para personalizar la serie de datos son los siguientes:

Clic derecho en la serie de datos.

Seleccionamos la opción "Dar formato a la serie de datos". Se despliega un cuadro de dialogo en el cual modificamos las opciones deseadas.

Gráfico modificado.

Formato de etiquetas de datos.

Las etiquetas son los nombres de la serie, nombre de la categoria y valor.

Estos pueden ser o no agregados al gráfico.

Para agregarlos debemos hacer clic derecho sobre la serie de datos y seleccionar la opción "Agregar etiqueta de datos"

Nuestro gráfico quedará con las etiquetas.

Una vez colocadas las etiquetas, podemos darle clic a la opción "Formato etiqueta de datos"

 

En donde tenemos la posibilidad de modificar opciones de formato  y relleno de dichas etiquetas.

2.-Resumen

Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y así facilitan el análisis de grandes cantidades de información

Tipos:

Gráficos de columnas:
Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado o ilustra las comparaciones entre elementos.

Gráficos de líneas:Muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.

Gráficos Circulares:

Muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos, en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento significativo.

Gráficos de Barras:

Ilustran comparaciones entre elementos individuales. 

Gráficos de áreas:

Destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.

Gráficos Dispersión:

Muestran la relación entre los valores numéricos de varias serie de datos o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráfico se suele usar para datos científicos.

 

3.- Conclusiones

• Microsoft Office Excel  admite muchos tipos de gráficos para ayudarle a mostrar datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia el tipo de uno existente, puede seleccionar uno de los tipos de gráficos siguientes.
• Son herramientas muy esenciales ya que nos ayudan a mejorar la organización de datos podiendolos expresar en gráficos. 

4.- Recomendaciones

• Es recomendable ya que mejoran la organización de nuestra información permitiendo una mejor visualización y mejor entendimiento de a cualquier  persona.

5. Glosario de Términos

Funciones: Cada una de las operaciones que se pueden realizar en un libro de Excel que pueden ser: numéricas, orden, lógicas, etc. 

Gráficos: Representación visual de los datos

   

 numéricos, existen multitud de opciones entre otras: circular, columnas y lineal. Aprende a realizar .

Hoja de Cálculo: Documento dentro de un libro de Excel en el que se pueden realizar cálculos con números, datos y texto, aparece en pestañas debajo de la ventana principal.

Localización de celda: Referencia de la celda formada por la letra de la columna seguido por el numero de la fila.

Operador matemático: Cada una de los símbolos matemáticos que realizamos por ejemplo en la suma: +.

Ordenar: Reorganizar los datos de un rango de celdas.

Rango: Conjunto que forman una serie de celdas.

Rótulos de columnas: Área superior donde se inicia la hoja de cálculo que nos indica la letra de las columnas que la dividen.

Rótulos de filas: Área lateral donde se inicia la hoja de cálculo que nos indica el numero de las filas que la dividen.

Sintaxis: es la parte de la gramática que estudia las reglas y principios que gobiernan la combinatoria de constituyentes sintácticos y la formación de unidades superiores a estos, como los sintagmas y oraciones gramaticales. La sintaxis, por tanto, estudia las formas en que se combinan las palabras, así como las relaciones sintagmáticas y paradigmáticas existentes entre ellas.

Lógica: Se entiende por Lógica (vocablo de origen griego) a la ciencia avocada al estudio del razonamiento, propio y definitorio del ser humano. La lógica estudia los razonamientos llamados “argumentos”, que están conformados por proposiciones, que pueden ser premisas o conclusión. 

7. Linkografia

• https://support.office.com/es-mx/article/Tipos-de-gr%C3%A1ficos-disponibles-a6187218-807e-4103-9e0a-27cdb19afb90?ui=es-ES&rs=es-MX&ad=MX
• https://exceltotal.com/tipos-de-graficos-en-excel/
• http://html.rincondelvago.com/graficos-estadisticos.html
• http://raymundoycaza.com/tipos-de-graficos-en-excel/

                                     Video Tutorial

FUNCIÓN CONSULTAV

1.CONTENIDO
Función ConsultaV

• Definición

La función BUSCARV en Excel hace una búsqueda de forma vertical en una tabla o matriz , es decir, busca en la primera columna y regresa el resultado de la columna que le indiques.

Sintaxis

BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])

• valor_buscado: Es un argumento obligatorio y representa el valor que quieres buscar en la primera columna de la tabla o matriz. Este argumento puede ser un valor o una referencia.
  • Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.
• matriz_buscar_en: Es un argumento obligatorio y es el rango en donde están los datos donde se va a llevar a cabo la búsqueda.
  • Puedes usar una referencia a un rango o un nombre de rango.
  • Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos.
  • Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.
• indicador_columnas: Es un argumento obligatorio  e indica el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente.
  • Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en.
  • Si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente.
  • Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
  • Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #REF!
• ordenado: Es un argumento opcional y representa un valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:
  • Si es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.
  • Si lo omites o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.

 Anotaciones

• Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_buscar_en, asegúrese de que los datos de ésta no tienen espacios al principio ni al final, de que no hay un uso incoherente de las comillas rectas ( ‘o” ) ni tipográficas ( ‘o“), y de que no haya caracteres no imprimibles. En estos casos, BUSCARV puede devolver un valor inesperado o incorrecto. Para obtener más información, vea LIMPIAR y ESPACIOS.
• Al buscar valores de fechas o números, asegúrese de que los datos de la primera columna de matriz_buscar_en no se almacenen como valores de texto, ya que, en ese caso, BUSCARV puede devolver un valor incorrecto o inesperado. Para obtener más información, vea Convertir números almacenados como texto en números.
• Si ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden utilizar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el argumento valor_buscado. El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter.

Función ConsultaH

• Definición

La función BUSCARH en Excel encuentra un valor en una tabla o matriz, tomando como punto de búsqueda la primera fila previamente ordenada, y en base a esa columna en donde encontró el valor puedes indicarle la fila que necesitas te dé como resultado. Puedo decir que realiza una búsqueda de forma horizontal a lo largo de la tabla o matriz.

Es recomendable que utilices BUSCARH en Excel cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y necesitas encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. También cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que quieres encontrar.

Sintaxis

BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas, [ordenado])

• valor_buscado: Es un argumento obligatorio y simboliza el valor que quieres buscar en la primera fila de la tabla. El argumento valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
• matriz_buscar_en: Es un argumento obligatorio y  representa una tabla de información en la que se buscan los datos. Puedes utilizar una referencia a un rango o el nombre de un rango.
  • Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.
  • Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: …-2, -1, 0, 1, 2,… , A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en.
  • El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
• indicador_filas: Es un argumento obligatorio y es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor coincidente.
  • Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en.
  • Si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente.
  • Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!.
  • Si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!
• ordenado: Es un argumento opcional y representa un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada.
  • Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia aproximada, es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado.
  • Si es FALSO, BUSCARH encontrará una coincidencia exacta.
  • Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A.

Anotaciones

• Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado.
• Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
• Se pueden disponer los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A continuación haz clic en Opciones y después en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. En “Ordenar por” haz clic en la fila deseada y después en Ascendente.

• Ejemplos

Función ConsultaV

Ejemplos

Para explicar mejor en este tutorial cómo se comporta esta función, vamos a basarnos en las siguientes tablas:

En el rango A1:D10 está una tabla con todos los productos que manejas en tu negocio, su número identificador, el nombre del producto, el precio y el proveedor que lo surte.

En el rango A12:D15 están 3 ejemplos de búsqueda con la función BUSCARV. Tenemos el valor buscado, la fórmula para realizar la búsqueda y el resultado de la búsqueda.En seguida te voy a explicar cada uno:

Ejemplo 1

La búsqueda la hacemos en base a la primera columna, es por eso que vamos a usar el “ID DEL PRODUCTO” como punto de partida para el argumento de la función valor_buscado.

El valor que vamos a buscar el valor de la celda A13 que es “KR3007672” y queremos que nos dé el nombre del producto relacionado con ese ID, esto lo hacemos con la siguiente fórmula:

=BUSCARV(A13,A2:D10,2,FALSO)   --->   Resultado Buril

En el primer argumento de la función le estamos indicando el valor a buscar por medio de la referencia A13. En el segundo argumento le estamos diciendo en dónde lo tiene que buscar, que es el rango A2:D10. Con el tercer argumento le indicamos a la función que nos regrese el valor de la segunda columna de nuestra tabla.

Para finalizar le indicamos que haga una búsqueda exacta con el argumento FALSO. El resultado que nos da la función BUSCARV es “Buril”.

Ejemplo 2

Aquí vamos a buscar qué proveedor suministra el producto con ID “LX30071713” por medio de la siguiente fórmula:

=BUSCARV(A14,A2:D10,4)   ---> Resultado Proveedor 1

El primer argumento es la referencia en donde se encuentra nuestro valor de búsqueda “LX30071713”. Después le indicamos que va a buscar en el rango A2:D10, y que nos va a regresar el valor de la columna 4 donde se encuentra el nombre del proveedor que surte ese producto.

No incluimos el argumento “ordenado”, pero como el valor buscado si existe en la búsqueda, nos da la coincidencia exacta. El proveedor que surte el producto “LX30071713” es el “Proveedor 1”.

Ejemplo 3

Aquí vamos a buscar un valor que no se encuentra en el “ID DEL PRODUCTO”. El valor es “KR3007877” y le vamos a pedir que nos regrese el precio del producto:

=BUSCARV(A15,A2:D10,3,FALSO)   --->   Resultado #N/A

En el primer argumento le indicamos que el valor de búsqueda está en la celda A15, después el rango de la búsqueda que es A2:D10. En el tercer argumento le indicamos que regrese el valor de la columna 3 que es donde se encuentra el precio del producto. Para terminar, le indicamos que la coincidencia sea exacta con el argumento FALSO.  El resultado es #N/A ya que dentro de nuestra tabla no existe ese ID.

Función ConsultaH

Ejemplos

En este tutorial vamos a basarnos en la siguiente tabla para comprender mejor cómo te puede ayudar la función BUSCARH en Excel:

En el rango A1:E4 tenemos una tabla con el reporte de los datos más importantes de tus sucursales, como la localidad, el total de empleados por cada una y su año de apertura. Como puedes observar los nombres de las sucursales están ordenados de forma ascendente.

En el rango A6:E10 tenemos los 3 ejemplos que voy a usar en este tutorial para explicarte el comportamiento de la función BUSCARH en Excel.

Ejemplo 1

Necesitas saber el año de apertura de la Sucursal 3. Para encontrar ese valor nos vamos a basar en la siguiente fórmula:

=BUSCARH(D1,B1:E4,4,FALSO)   --->   Resultado 2004

El primero argumento se refiere al argumento valor_buscado, así que nuestro punto de partida para la búsqueda es la referencia D1 que contiene el texto “SUCURSAL 3”, dentro del rango B1:E4 que abarca todos los datos de las sucursales.

En base a la columna en donde ubique el texto “SUCURSAL 3” buscando la coincidencia exacta con el argumento FALSO. Le vamos a decir que se vaya a la fila 4 que es el año de apertura. El resultado es  2004.

Ejemplo 2

En este caso quieres saber en qué localidad está la Sucursal 1. Vamos a usar la siguiente fórmula:

=BUSCARH(B1,B1:E4,2)   --->   Resultado MÉXICO

Como criterio de búsqueda vamos a decirle a la función que busque el texto “SUCURSAL 1”, en el  rango B1:E4, y que se vaya a la fila 2 de la columna resultante. Aquí no estamos usando el argumento “ordenado”, así que por default Excel utiliza VERDADERO que es coincidencia aproximada, pero como puedes notar en este ejemplo no afecta.

Ejemplo 3

Aquí quieres saber el año de apertura de la Sucursal 5, para eso usamos la siguiente fórmula:

=BUSCARH("Sucursal 5",B1:E4,4,FALSO)   --->   Resultado #N/A

En este ejemplo estoy cambiando la forma de ingresar el criterio de búsqueda, lo hago poniendo directamente el texto entre comillas. Busco en el rango B1:E4, y le digo que me regrese el valor de la fila 4. Como último argumento le digo que la búsqueda sea exacta por medio de FALSO.

El resultado regresa un error, ya que no encuentra el valor de búsqueda exacto. Si en lugar de FALSO pusiéramos VERDADERO, daría un valor aproximado al buscado.

2. Resumen

La función Consultarv es una función muy útil ya que nos ayuda a buscar datos. Esto nos facilita la búsqueda en grandes cantidad de datos esto nos proporciona un entorno muy parecidos a sistemas elaborados en Programas de lenguajes de programación y  el motor de busqueda es similar.  

Es recomendable que utilices BUSCARH en Excel cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y necesitas encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. También cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que quieres encontrar.

3.Recomendaciones

• Al utilizar esta funcion debemos tener en cuenta, remarcar y dar un nombre la tabla  ya que a traves del nombre de la tabla podemos iniciar nuestra búsqueda.
• Debemos tener en cuenta que cada campo  de la tabla se le agregara un numero imaginariamente para especificar la columna.

4.Conclusiones

• Es una función que nos ayuda mucho en busqueda de datos en tablas lo esencial es especificar bien los datos en la intaxis de la funcion a utilizar.

5.Glosario

• Autocompletar: Rellenar automáticamente una serie de datos que forman una secuencia, por ejemplo los días de la semana, meses o números.
• Argumento: Dentro de una función cada una de las partes que la forman.
• Barra de formulas: En la parte superior de una ventana de Excel, es un espacio rectangular alargado en donde van a aparecer los valores y las formulas introducidas en la celda en la que este situado el cursor.
• Combinar celdas: Permite la agrupación de varias celdas en una sola.
• Celdas: Es la intersección de una fila y una columna de Excel, de forma rectangular y en la que se introducen los datos.
• Cuadro de nombres: Espacio donde aparece la referencia de la celda o si le damos un nombre a la celda aparecerá este.
• Libro de Excel: Archivo de Excel que contiene una o varias hojas de cálculo.
• Entrada de datos: Escribir información numérica, formulas o texto en una celda que se mostrara y usará en la hoja.
• Funciones: Cada una de las operaciones que se pueden realizar en un libro de Excel que pueden ser: numéricas, orden, lógicas, etc.
• Gráficos: Representación visual de los datos numéricos, existen multitud de opciones entre otras: circular, columnas y lineal. 
• Hoja de Cálculo: Documento dentro de un libro de Excel en el que se pueden realizar cálculos con números, datos y texto, aparece en pestañas debajo de la ventana principal.
• Localización de celda: Referencia de la celda formada por la letra de la columna seguido por el numero de la fila.
• Operador matemático: Cada una de los símbolos matemáticos que realizamos por ejemplo en la suma: +.
• Ordenar: Reorganizar los datos de un rango de celdas.
• Rango: Conjunto que forman una serie de celdas.
• Rótulos de columnas: Área superior donde se inicia la hoja de cálculo que nos indica la letra de las columnas que la dividen.
• Rótulos de filas: Área lateral donde se inicia la hoja de cálculo que nos indica el numero de las filas que la dividen.

6.Glosario de Términos

• http://excel-facilito.com/buscarv-en-excel/
• http://excel-facilito.com/buscarh-en-excel/
• https://exceltotal.com/funcion-consultav-explicada/
• https://exceltotal.com/funciones/busqueda-y-referencia/funcion-consultav/
• https://www.youtube.com/watch?v=oWEHs_yGQP0
• https://www.youtube.com/watch?v=GhZw_j5WhLY

Video tutorial